ORDEM DE SERVIÇO PRES Nº 3, DE 26 DE JUNHO DE 2019.

Define o fluxo de atribuições para a virtualização dos processos físicos em tramitação no 2.º grau de jurisdição, no Tribunal Regional Federal da 3.ª Região.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 3.ª REGIÃO, no uso de suas atribuições regimentais,

CONSIDERANDO que o art. 5.º, inciso LXXVIII, da Constituição Federal assegura a todos a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação;

CONSIDERANDO que o art. 1.º da Lei n.º 11.419/2006 autoriza o uso do meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, na comunicação de atos e na transmissão de peças processuais;

CONSIDERANDO que a Resolução CNJ n.º 185, de 18 de dezembro de 2013, instituiu o Processo Judicial Eletrônico - PJe como sistema informatizado de processo judicial, no âmbito do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Resolução PRES n.º 88, de 24 de janeiro de 2017, que dispõe sobre a implantação e o uso do PJe, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região;

CONSIDERANDO que a inserção no PJe dos acervos de autos físicos da Justiça Federal da 3.ª Região é medida que proporciona, de um lado, a concretização do direito constitucional à celeridade na tramitação processual e, de outro, a significativa redução do comprometimento orçamentário, no pressuposto de que os impactos trazidos pela virtualização em massa de processos permitem igualmente economia de recursos, esta última proveniente da diminuição de tarefas antes necessárias ao processamento físico, repercutindo sobremaneira, inclusive, na imprescindível redução de custos com aluguéis, mediante realocação de espaços;

CONSIDERANDO a Resolução PRES n.º 142, de 20 de julho de 2017, e suas alterações posteriores, pelas quais foi implantado o procedimento de virtualização de processos judiciais iniciados em meio físico, em cooperação entre o Poder Judiciário e as partes do processo;

CONSIDERANDO a Resolução PRES n.º 275,  de 07 de junho de 2019, que autorizou a virtualização do acervo de autos físicos em tramitação, correspondentes aos feitos relacionados às matérias cíveis, previdenciárias e execuções fiscais em todo a Seção Judiciária de São Paulo;

CONSIDERANDO a Resolução PRES n.º 278,  de 28 de junho de 2019, que autorizou a virtualização do acervo de autos físicos em tramitação no 2.º grau de jurisdição, além de sua inserção no Processo Judicial Eletrônico - PJe;

RESOLVE:

Art. 1.º Os processos físicos em tramitação no âmbito do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região, selecionados para virtualização, serão remetidos pelas subsecretarias processantes e pelos gabinetes dos Desembargadores Federais que compõem a 1.ª, 2.ª, 3.ª e 4.ª Seções e as respectivas Turmas desta Corte para a Central de Digitalização do Tribunal - DITI e, posteriormente, devolvidos, observando-se o fluxo e as atribuições constantes nesta Ordem de Serviço. 

§ 1.º A DITI será estruturada no 2.º andar do edifício-sede deste Tribunal.

§ 2.º Será constituído, por meio de portaria da Diretoria-Geral, Grupo de Trabalho para coordenação dos trabalhos de virtualização a serem conduzidos na DITI.

Art. 2.º As subsecretarias e os gabinetes abrangidos pelo processo de digitalização terão as seguintes atribuições comuns:

I - preparar a remessa dos autos, providenciando as seguintes tarefas:

a) triar o acervo de processos físicos, de acordo com os critérios estabelecidos no art. 2.º da Resolução PRES n.º 278/2019;

b) verificar se há documentos de difícil digitalização ou não digitalizáveis, nos autos físicos, agrupando-se tais processos em lotes separados, com aposição de etiqueta identificadora na capa dos respectivos autos, bem como menção na guia de remessa correspondente;

c) retirar eventuais folhas existentes na contracapa dos feitos físicos;

d) inserir os metadados no ambiente virtual do Processo Judicial Eletrônico – PJe, por meio do digitalizador desenvolvido especificamente para o 2.º grau;

e) preparar os lotes de processos a serem remetidos, totalizando, no máximo, 50 volumes em cada lote;

f) elaborar a guia de remessa no SIAPRO para cada lote, registrando a fase 0000007074 – "REMESSA PARA DIGITALIZAÇÃO AO PJE";

g) agrupar os processos físicos e colocar a guia-padrão (em três vias) junto a cada lote;

h) identificar devidamente os lotes referentes a feitos sigilosos, feitos com sigilo de documentos ("segredo de justiça") e outros casos que reputem significativos;

i) remeter, nas datas e nos horários indicados em escala fornecida pela Diretoria-Geral, os lotes de processos, por meio de "berços" de transporte, para a Central de Digitalização; 

j) acompanhar o transporte dos "berços" até seu destino e a conferência de processos remetidos.

II - receber os lotes provenientes da DITI, acompanhados do suporte físico dos processos que tenham sido digitalizados, segundo o seguinte roteiro:

a) conferir as guias e os autos físicos recebidos, registrando no sistema processual SIAPRO a fase 0000007164 – "RECEBIMENTO DE AUTOS FÍSICOS DE PROCESSO DIGITALIZADO AO PJE";

b) avaliar a conformidade do processo digitalizado com relação ao feito físico (legibilidade, ordem e posicionamento das folhas etc.);

c) provocar a DITI, nos prazos fixados e conforme procedimentos divulgados na intranet para revisão da digitalização, na hipótese de identificação de desconformidades, consoante disposto no art. 11 da Resolução PRES n.º 278/2019;

d) promover a oportuna inclusão, no PJe, dos arquivos digitais dos processos físicos, tais como mídias de gravações de audiências ou outros documentos eletrônicos preexistentes, por meio da funcionalidade "Juntar documentos";

e) manter temporariamente em guarda o suporte físico resultante dos autos digitalizados, até ulterior deliberação;

f) lançar no SIAPRO a movimentação 0000009620 – "REATIVAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO PROCESSUAL" dos processos recebidos da DITI, para os fins do art. 7.º da Resolução PRES n.º 278/2019, sem prejuízo do anterior registro mencionado na alínea a deste artigo.

Parágrafo único. Para os fins da alínea d do inciso II, a critério do Desembargador Federal Relator, as mídias contendo arquivos com tamanho superior àquele permitido pelo PJe poderão ser arquivadas em gabinete.

Art. 3.º A Secretaria Judiciária, a Secretaria da Administração e a Secretaria de Segurança Institucional serão responsáveis pela elaboração e prévia comunicação à Diretoria-Geral das escalas de retirada e de devolução de lotes de processos, com acionamento do apoio necessário e da reserva de elevadores, bem como pelo transporte dos lotes a seus respectivos destinos.

§ 1.º Os recebimentos e as devoluções dos lotes ocorrerão, preferencialmente, das 19h às 20h, ou em outros horários de menor movimento de usuários internos e externos.

§ 2.º A Secretaria Judiciária informará as respectivas subsecretarias processantes das Turmas sobre a vedação da remessa de processos em suporte físico àqueles gabinetes que tenham tido seu acervo integralmente digitalizado.

§ 3.º Eventuais petições pendentes de juntada deverão ser baixadas no SIAPRO, digitalizadas e inseridas no PJe pelas subsecretarias processantes.

Art. 4.º O armazenamento dos lotes provenientes das subsecretarias e dos gabinetes se dará em arquivo provisório da DITI, lá permanecendo até a entrega à empresa contratada para os procedimentos de  virtualização.

Art. 5.º O Grupo de Trabalho - Central de Digitalização do Tribunal - DITI ficará responsável pelas seguintes atividades:

I - processar o recebimento, a remessa e o controle do acervo de feitos físicos, mediante: 

a) recepção dos lotes provenientes das unidades deste Tribunal, com a respectiva conferência de todos os processos físicos e de eventuais apensos constantes de cada um deles; 

b) promoção do recebimento eletrônico das guias dos processos no SIAPRO, por lote, sem geração de fase;

c) aposição de carimbo identificador da inclusão do processo físico na ação de digitalização;  (revogado pela OS PRES n.º 7, de 30/10/2019)

d) armazenamento dos lotes em local disponibilizado para tal fim;

e) controle do fluxo entre o arquivo provisório e a execução da digitalização; 

f)  aposição de carimbo identificador da digitalização dos autos físicos e de sua inserção no PJe; (revogado pela OS PRES n.º 7, de 30/10/2019)

g) agrupamento dos processos físicos e elaboração de guia-padrão (em três vias), no SIAPRO, para cada lote, condizente com as guias e os lotes inicialmente recebidos, registrando a fase de remessa 0000007076 - "REMESSA DE AUTOS FÍSICOS DE PROCESSOS DIGITALIZADOS AO PJE";

h) remessa dos lotes de processos para as respectivas unidades de origem, nas datas e nos horários indicados na escala definida nos termos do art. 4.º desta Ordem de Serviço, acompanhando o seu transporte e conferência; 

i) recebimento dos pedidos, localização dos processos com a contratada e priorização dos trabalhos de digitalização para os feitos físicos que se enquadrem na hipótese do art. 7.º da Resolução PRES n.º 278/2019;

j) devolução dos processos físicos não digitalizados aos gabinetes, quando solicitados nos termos do § 2.º do art. 7.º da Resolução PRES n.º 278/2019, mediante a aposição de etiqueta indicativa da suspensão da digitalização e o lançamento no SIAPRO da movimentação 0000007076 - "REMESSA DE AUTOS FÍSICOS DE PROCESSOS DIGITALIZADOS AO PJE".

II - realizar a fiscalização das atividades, mediante as seguintes atribuições:

a) controle dos quantitativos de serviços prestados e conferência, por amostragem da qualidade, de, no mínimo, 30% (trinta por cento) do acervo digitalizado;

b) controle das estimativas de processos a serem digitalizados e elaboração de relatórios para dimensionar eventuais revisões do objeto; 

c) elaboração de minutas de relatórios parcial e final;

d) alimentação diária de planilha de controle de autos digitalizados, a ser disponibilizada em arquivo eletrônico, em ambiente compartilhado;

e) fiscalização técnica, após a digitalização, do serviço executado, conforme parâmetros fixados no fluxo de trabalho, que serão oportunamente divulgados;

f) coordenação e condução dos procedimentos necessários à revisão de inconsistências detectadas pelas subsecretarias, pelos gabinetes ou pelas partes.

Parágrafo único. A DITI divulgará ramais e endereço eletrônico, de modo a permitir contato célere por parte das unidades envolvidas.

Art. 6.º O procedimento de revisão será realizado conforme orientações divulgadas pela DITI, preferencialmente por meio remoto, nos termos do art. 11 da Resolução PRES n.º 278/2019.

Parágrafo único. Excepcionalmente, se inviabilizada a solução remota, será feita a remessa dos autos físicos à DITI, para a correção correspondente, com o lançamento no SIAPRO da movimentação 0000007074 – "REMESSA PARA DIGITALIZAÇÃO AO PJE", mediante a confecção de nova guia de remessa.

Art. 7.º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Documento assinado eletronicamente por Therezinha Astolphi Cazerta, Desembargadora Federal Presidente, em 28/06/2019, às 12:58, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Disponibilizada no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3ª Região em 01/07/2019, Caderno Administrativo, págs. 20 a 21. Considera-se data de publicação o primeiro dia útil subsequente à data acima mencionada, nos termos do art. 4º, §§ 3º e 4º, da Lei 11.419/2006